Lựa chọn nội thất văn phòng phù hợp không chỉ giúp nơi làm việc trở nên chuyên nghiệp, gọn gàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái và hiệu quả làm việc của nhân viên. Một văn phòng được bố trí hợp lý cần đảm bảo sự cân bằng giữa công năng sử dụng, diện tích, thẩm mỹ và ngân sách đầu tư.
Đối với doanh nghiệp đang chuẩn bị văn phòng mới, cải tạo không gian hoặc thay mới nội thất, việc xác định nhu cầu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh chi phí và lựa chọn được sản phẩm phù hợp hơn.
Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng khi lựa chọn nội thất văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
Mục lục nội dung
1. Xác định nhu cầu sử dụng trước khi mua nội thất
Trước khi lựa chọn bàn ghế hay tủ văn phòng, doanh nghiệp nên xác định rõ không gian cần bố trí và số lượng người sử dụng.
Một văn phòng thông thường có thể bao gồm:
- Khu vực làm việc của nhân viên.
- Phòng giám đốc.
- Phòng quản lý.
- Phòng họp.
- Quầy lễ tân.
- Khu vực tiếp khách.
- Khu vực lưu trữ hồ sơ.
- Pantry hoặc khu vực nghỉ ngơi.
Mỗi khu vực có yêu cầu sử dụng khác nhau. Chẳng hạn, bàn làm việc của nhân viên cần ưu tiên sự gọn gàng và khả năng bố trí nhiều chỗ ngồi, trong khi phòng giám đốc có thể cần bộ bàn ghế có kích thước lớn hơn và thiết kế sang trọng hơn.
Việc xác định nhu cầu trước sẽ giúp doanh nghiệp tránh mua quá nhiều sản phẩm không cần thiết hoặc lựa chọn kích thước không phù hợp với mặt bằng.
2. Ưu tiên nội thất phù hợp với diện tích văn phòng
Diện tích là yếu tố cần được tính toán trước khi lựa chọn nội thất.
Với văn phòng có diện tích nhỏ, nên ưu tiên các mẫu bàn có thiết kế gọn, bàn làm việc theo cụm hoặc bàn chân sắt để tạo cảm giác thông thoáng. Tủ hồ sơ cũng nên có kích thước vừa phải và được bố trí sát tường để tiết kiệm diện tích.
Ngược lại, với văn phòng rộng, doanh nghiệp có thể phân chia không gian thành nhiều khu vực chức năng như khu làm việc chung, phòng họp, phòng quản lý, khu tiếp khách và khu lưu trữ.
Khoảng cách giữa các bàn làm việc, lối đi và cửa ra vào cũng cần được tính toán hợp lý để nhân viên có thể di chuyển thuận tiện.
3. Chọn bàn làm việc dựa trên tính chất công việc
Bàn làm việc là một trong những sản phẩm được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn dựa vào mẫu mã mà cần quan tâm đến công năng.
Một số loại bàn phổ biến gồm:
- Bàn làm việc cá nhân.
- Bàn làm việc chân sắt.
- Bàn cụm nhân viên.
- Bàn trưởng phòng.
- Bàn giám đốc.
- Bàn họp.
- Bàn làm việc theo kích thước yêu cầu.
Nếu văn phòng có nhiều nhân viên làm việc chung, bàn cụm hoặc bàn nhóm có thể giúp tận dụng mặt bằng tốt hơn. Đối với phòng quản lý, nên lựa chọn bàn có kích thước phù hợp với diện tích phòng và nhu cầu sử dụng.
Kích thước bàn cũng cần tương thích với ghế và hệ thống tủ, kệ xung quanh để tạo thành một không gian làm việc đồng bộ.
4. Chọn ghế văn phòng phù hợp với thời gian sử dụng
Nhân viên văn phòng thường phải ngồi làm việc trong nhiều giờ mỗi ngày nên ghế cần được lựa chọn dựa trên sự thoải mái và độ bền.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc các loại ghế như:
- Ghế xoay văn phòng.
- Ghế nhân viên.
- Ghế trưởng phòng.
- Ghế giám đốc.
- Ghế phòng họp.
- Ghế chân quỳ.
- Ghế phòng chờ và tiếp khách.
Đối với vị trí phải ngồi làm việc trong thời gian dài, nên ưu tiên những mẫu ghế có kích thước phù hợp với người sử dụng, phần tựa lưng chắc chắn và chiều cao có thể điều chỉnh nếu cần.
Không nhất thiết tất cả các vị trí trong văn phòng phải sử dụng cùng một mẫu ghế. Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo từng khu vực để vừa đảm bảo công năng vừa tối ưu chi phí.
5. Tủ hồ sơ và khu vực lưu trữ cũng cần được tính toán
Tủ hồ sơ thường bị xem nhẹ khi thiết kế văn phòng nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho không gian làm việc gọn gàng.
Trước khi mua tủ, doanh nghiệp nên xác định:
- Số lượng hồ sơ cần lưu trữ.
- Kích thước tài liệu.
- Vị trí đặt tủ.
- Tần suất lấy hồ sơ.
- Nhu cầu lưu trữ trong tương lai.
Nếu lượng hồ sơ lớn, nên bố trí khu vực lưu trữ riêng thay vì đặt quá nhiều tủ tại khu vực làm việc của nhân viên.
Đối với văn phòng có diện tích hạn chế, các mẫu tủ cao hoặc tủ kết hợp với kệ có thể giúp tận dụng không gian theo chiều cao.
6. Đồng bộ màu sắc và phong cách nội thất
Một văn phòng chuyên nghiệp không nhất thiết phải sử dụng nội thất đắt tiền. Điều quan trọng là các sản phẩm có sự đồng nhất về màu sắc, chất liệu và phong cách.
Doanh nghiệp nên xác định phong cách tổng thể trước khi lựa chọn nội thất, chẳng hạn:
- Hiện đại và tối giản.
- Sang trọng, chuyên nghiệp.
- Trẻ trung và năng động.
- Ấm cúng và thân thiện.
- Tối ưu công năng cho văn phòng đông nhân sự.
Các màu trung tính như trắng, xám, đen, vân gỗ thường dễ phối hợp với nhiều phong cách văn phòng khác nhau.
Ngoài ra, màu sắc thương hiệu cũng có thể được đưa vào một số khu vực như quầy lễ tân, vách trang trí hoặc phòng họp để tăng tính nhận diện doanh nghiệp.
7. Không nên chỉ dựa vào giá rẻ khi lựa chọn nội thất
Chi phí luôn là yếu tố quan trọng khi đầu tư văn phòng, nhưng sản phẩm có giá thấp nhất chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm nhất.
Doanh nghiệp nên xem xét đồng thời:
- Chất liệu sản phẩm.
- Kích thước thực tế.
- Kết cấu và độ chắc chắn.
- Phụ kiện đi kèm.
- Khả năng sử dụng lâu dài.
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí lắp đặt.
- Chính sách bảo hành nếu có.
Một sản phẩm có giá ban đầu thấp nhưng nhanh xuống cấp hoặc không phù hợp với mặt bằng có thể khiến doanh nghiệp phải thay mới sớm, dẫn đến tổng chi phí cao hơn.
Vì vậy, nên cân đối giữa ngân sách, nhu cầu sử dụng và thời gian dự kiến sử dụng văn phòng.
8. Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị thi công nội thất?
Nếu doanh nghiệp chỉ cần bổ sung một vài chiếc bàn, ghế hoặc tủ hồ sơ, có thể lựa chọn sản phẩm có sẵn.
Tuy nhiên, với văn phòng mới hoặc dự án cần triển khai đồng bộ nhiều hạng mục, việc thuê đơn vị chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế các vấn đề phát sinh.
Đặc biệt khi mặt bằng có nhiều phòng hoặc cần sản xuất nội thất theo kích thước riêng, đơn vị thi công có thể hỗ trợ từ khâu khảo sát, tư vấn bố trí đến sản xuất, vận chuyển và lắp đặt.
Nếu doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ từ khảo sát, tư vấn đến sản xuất và lắp đặt, có thể tham khảo dịch vụ thi công nội thất văn phòng của Nội thất Phú Nhàn.
9. Nên khảo sát mặt bằng trước khi chốt kích thước
Một trong những nguyên nhân khiến nội thất văn phòng không phù hợp là lựa chọn sản phẩm dựa trên kích thước ước tính.
Trước khi đặt hàng, nên kiểm tra:
- Kích thước từng phòng.
- Vị trí cửa ra vào.
- Vị trí cửa sổ.
- Cột và dầm.
- Hệ thống điện.
- Điều hòa.
- Ổ cắm.
- Lối đi.
- Khu vực cần lưu trữ.
Đối với những vị trí có kích thước đặc thù, sản phẩm được sản xuất theo kích thước thực tế của mặt bằng sẽ dễ tạo sự đồng bộ hơn so với việc cố gắng bố trí các sản phẩm có kích thước có sẵn.
10. Lập ngân sách nội thất ngay từ đầu
Doanh nghiệp nên lập ngân sách dự kiến trước khi mua sắm hoặc triển khai nội thất.
Có thể chia ngân sách thành các nhóm:
| Hạng mục | Nội dung |
| Bàn làm việc | Bàn nhân viên, quản lý, giám đốc |
| Ghế | Ghế nhân viên, quản lý, phòng họp |
| Tủ lưu trữ | Tủ hồ sơ, tủ tài liệu |
| Phòng họp | Bàn họp, ghế họp, tủ/kệ |
| Lễ tân | Quầy lễ tân, ghế chờ, khu tiếp khách |
| Trang trí | Vách, kệ, bảng hiệu hoặc các hạng mục trang trí |
| Vận chuyển | Chi phí đưa sản phẩm đến công trình |
| Lắp đặt | Nhân công và các chi phí liên quan |
Việc lập danh sách từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn và dễ dàng so sánh giữa các phương án.
11. Checklist trước khi quyết định mua nội thất văn phòng
Trước khi chốt phương án, doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh theo danh sách sau:
Về nhu cầu
- Xác định số lượng nhân viên.
- Xác định các phòng và khu vực cần bố trí.
- Xác định nhu cầu lưu trữ.
Về mặt bằng
- Đo kích thước thực tế.
- Kiểm tra lối đi.
- Kiểm tra cửa ra vào và cửa sổ.
- Xác định vị trí điện, điều hòa và ổ cắm.
Về sản phẩm
- Chọn kích thước phù hợp.
- Kiểm tra chất liệu.
- Kiểm tra kết cấu.
- Kiểm tra màu sắc và kiểu dáng.
- Đảm bảo các sản phẩm có sự đồng bộ.
Về ngân sách
- Lập danh sách số lượng.
- Dự toán chi phí từng hạng mục.
- Tính chi phí vận chuyển.
- Tính chi phí lắp đặt.
- Dự phòng một khoản cho các phát sinh thực tế.
Kết luận
Lựa chọn nội thất văn phòng phù hợp cần được thực hiện dựa trên nhiều yếu tố thay vì chỉ nhìn vào giá bán hoặc mẫu mã. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ nhu cầu sử dụng, diện tích mặt bằng, số lượng nhân sự và ngân sách để xây dựng phương án phù hợp.
Một văn phòng được đầu tư đúng cách sẽ vừa đảm bảo công năng làm việc, vừa tạo hình ảnh chuyên nghiệp và mang lại sự thoải mái cho nhân viên.
Đặc biệt với những dự án văn phòng mới, diện tích lớn hoặc cần sản xuất nội thất theo kích thước riêng, việc khảo sát và lên phương án tổng thể ngay từ đầu sẽ giúp quá trình triển khai thuận lợi hơn, hạn chế việc mua sắm manh mún và phát sinh chi phí không cần thiết.